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马鞍山市软件园项目经理部年中任务总结教学.doc

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马鞍山市软件园项目经理部年中任务总结教学.doc

软件园项目经理部年中任务总结[教学]光阴荏苒,岁月如梭。转眼 2011年已过,我们即将迎来崭新的 2012年。我有幸于 2011年 7月加入旭普这个大家庭,并担任项目实施经理一职。在这短短的几个月的时间里,本人主要负责公司三个项目的实施工作,广水用水终端业务系统、南沙短信平台项目、广州道路交通工程研究中心业务建设项目,作为一名项目实施经理,主要工作目标可以用一句话来概括“用最少的时间,顺利完成项目的验收工作”,其工作内容主要涵盖项目整体实施纲要计划、项目阶段计划、项目调研计划、项目阶段评测、项目进度控制及项目培训验收等等工作,可以说,对于一名项目经理来讲,从项目的启动到项目的实施再到项目的验收这一系列的活动过程都必须做到游刃有余。本人做项目经理工作多年,感到做这个工作最要紧的就是要明白什么是因地制宜、因势利导,只有最合适的,没有什么叫对的,什么叫错的,项目经理最忌讳的就是完美主义倾向,尤其是做技术人员出身的,喜欢寻找标准答案,耽误了工作进度,也迷茫了自己。如何做好并管理好项目,通过这次的工作年终总结谈谈个人的看法和体会项目开始阶段是一个最重要的阶段。项目经理在接手一个新项目的时候,首先要尽可能地多从各个方面了解项目的情况,如1.这个项目是什么项目,具体大概做什么事情,是谁提出来的,目的是解决什么问题。前期了解情况的工作越详细,项目的风险就越小。,,,,, ,,,,, 2.这个项目里牵涉哪些方面的人,如投资方、具体业务干系方、项目建成后的运营方、技术监督方等等,很多项目里除了业主单位的结构很复杂以外,还有一些其他单位也会牵涉进来,如项目监理公司、业主的行业主管机构等。项目经理需要了解每个方面的人对这个项目的看法和期望是什么。事先了解各个方面的看法和期望,可以让你在做项目碰到问题的时候,就每件事情分析哪些人会在什么方面支持你,哪些人会出于什么目的反对你,从而提前准备联合朋友去对抗敌人,让事情向你所希望的方向发展。也就是说“没有永远的朋友,也没有永远的敌人,只有一致的利益”。,,,,, 3.在做整体项目计划前,需要了解自己手上的资源。首先是时间,现在市场竞争激烈,往往很多项目要求在几乎不可能的时间范围里完成。对于这一点,你在做项目的风险控制计划的时候要充分考虑。其次是人员,根据项目预算和已往经验,大致计算一下未来的项目小组有多少种角色,每个角色目前公司是否有人,是否能完全归这个项目使用,是否需要另外招聘一些人员,招聘的准备工作要尽早启动。最后就是一些设备的准备,项目所需大件关键设备要尽早预定,以后不管发生设备等人还是人等设备的情况,浪费的都是你的时间;,,,,,4.现在是做项目说明书的时候了。一份好的项目说明书不仅将要做的事情描述得很清楚主要是讲做什么,而不是说怎么做,而且把如何检查也说明得很透彻。也就是说它不仅说明白了要做哪些事情,也让客户的业务人员一般不懂技术知道项目做成什么样就算完成了。简单地说,项目说明书描述项目做哪些事情和每件事情做到什么程度以及如何检查每一个结果。,,,,, 5.是到做总体计划的时间了吗,不,你现在已经知道了客户的目标和你手上的资源,那么做计划以前,你还需要和你的经理和客户充分沟通资源的问题。因为很多资源是还不明确的,你需要写一份报告,详细分析这个项目的风险以及对资源的需求情况。如果一些问题不能得到解决的话,将发生什么样的后果。如果资源不够,就要高层改变策略,增加对这个项目的投入。甚至在条件许可的情况下,有些公司会放弃这个项目。总之,没有人能完成一个不可能完成的任务,如果项目经理不能尽早发现风险,那么就只能去当烈士了。6.明白了要做哪些事情和你手上的筹码以及你做这个项目的总体策略,现在是成立项目小组的时候了。很多项目经理都没有自己选择组员的权利,那么,就尽量发挥你的影响力去寻找那些你想要的人吧。成员的组成根据项目不同,相差较大,很难有什么具体要求,但是,一定要有精通客户业务的人,很多小项目里,这个人就是项目经理本人,大项目里会配备行业专家Industry,,,,,expert,这样和客户沟通起来才不会鸡同鸭讲,双方才可以相互理解。我经常看到的情况是我们的技术人员和客户交谈时满口的专业术语,结果搞得客户一头雾水,反过来,他还指责客户不懂技术。其实,明白自己想做什么的客户已经是很好的客户了,不知道自己要做什么,更不懂怎么做还要指手画脚的客户到处存在,但是要明白,是客户选择了你,而不是你选择了客户。 7.,,,,,前期工作做足做细后,才可以更好地展开项目其他的活动,在这个阶段后项目经理就可以启动项目,并做好项目整体纲要计划、阶段计划。在项目进入实质性的调研实施过程中,我们会碰到很多一些头疼的事情,那就是项目需求评审确定后一些需求的变更问题。变更通常分为两种一种是部分更改了原先的目标,即需求变更;另一种是没改变目标,但是客户不满意目前的实现方式,大到流程的实现,小到界面的布局,都是属于这类。碰到这种情况是难以避免的,主要是事先沟通的不够充分和客户随着项目的进展,慢慢想清楚了问题,改变了以前的思路。这时候,如果需要改并且你的战略是容许这种情况的,那么注意下面几点 确保以前的文档,就是记载着以前的结论的东西,客户是否签过字,如果没有,赶紧把你的工作停下来,赶快再和客户自己确认一下你的方案,然后让他签字,避免以后说话没有凭据;,,,,,2.和客户坐下来,自己探讨他修改的根本目的是什么,是不是有同样能达到相同目的,但是对你来说有代价更小的选择,,,,,,3.项目初期的工作明确更改流程,一般是客户指定一人签字否则客户每个领导都有权力来插一杠子,你就废了,以正式项目文件的方式提交给你,然后,你做评估分析,分析对成本、进度的影响,在你的领导同意后,出相应意见书,主要是要说明更改设计的原因和指出由此带来的不确定后果这个东西先写出来,后面如果真的发生了,至少不是你的错。然后再让客户在上面签字。见过医院给病人做手术以前让家人签的免责条款吗,对,就学习那个,让大家都意识到任何的更改都有成本和代价 所以,对于这种需求天天变的客户,你就一定要事先做好规矩一、统一联系人,客户指定一个人和项目组进行沟通,不能导都来说几句,如果他们意见不一致,那你只有得罪领导的选择了,所以,项目的最初就要定好规矩,我项目组只认一个的意见,有什么要求你们内部先统一再和我谈,我不想卷入你们内部业务部门之间的矛盾之中; 二、所有需求变更全部要有书面文字,这点切记~这样做好处多多 *有书面证据,以后他还想改,你有了他以前要求的证据,告诉他你以前可是这么说的; *便于需求变更管理,需求如何慢慢演变的历史可以看清楚,从而更深切地体会客户的目的; *对于客户来说,嘴巴一动最方便,反正是你们做,不花他的资源,所以要求是否合理,是否和项目的目的一致,他是不负责任的。但是如果要他写书面要求,还要签字盖章,他就要谨慎多了,而且一写东西,思想就会更加深入,很多无理要求也就这样胎死腹中了;系统开发告一段落后,就进入客户培训、系统验收阶段,这个阶段,我一般会注意以下几个问题 给客户做培训前,多注意一些表面功夫。很多程序员认为,既然很多系统采用原型法,有一个由粗到精的过程,那么系统的逻辑核心是否正确才是关键,至于界面如何,界面上的用词是否准确,那是无关紧要的问题;而且培训的时候也是空手上台、信手拈来,想到哪里说到哪里,下面听讲的人不知所云,云山雾罩,培训效果自然可以想象。我的体会是,给客户做培训的版本,如果你在做多次测试以后仍然不能确定逻辑是否合乎要求,那么,你至少要在界面上多花一点功夫。注意每个界面的布局、用词、链接的正确性等等,总之不要让客户看到一些他不该看到的东西,否则,仅仅因为一些无关紧要的报错就让客户第一印象觉得系统不稳定,那你就真的比窦娥还冤了。如果工作再做得详细一点,可以做一些类似 Flash的东西,把一些你要强调的重点用通俗易懂、轻松愉快的方式表达出来。文档方面,准备至少两个文档用户手册和培训手册。这两个文档的内容很多都是一致的,但是角度完全不同。用户手册往往是站在系统设计者的角度,按照自己的思路,分模块讲解系统的操作和功能;而培训手册,一定要站在客户业务人员的角度,根据每个角色面对不同业务的办理,如何通过使用本系统的一系列功能来实现目标。所以,第一次培训以前,系统界面是否完整正确、培训文档是否完备、培训时所举的例子是否有代表性都是很关键的因素,第一炮打不响,以后就麻烦很多。上面讲的是培训的时候,丑媳妇要化妆好再去见公婆的问题。其实,项目实施中还有一个考验项目经理功力的就是如何调动客户积极性的问题。一般来说,客户是懒的,这就是他花钱找你做事情的原因。一个项目的成败,和客户的配合程度很有关系。根据我的分析,一般项目中的客户都可以分为三类支持的、消极观望的、抵触的。他们人数的分布一般是一个纺锤形支持的和抵触的人少,观望的人多如果你接了一个人人都抵触你的项目,那你还是不要做了。首先,分析一下那些人为什么支持你和抵触你。很简单,于公于私两个方面分析,上了新系统,谁的工作量有所变化,谁的潜在利益是否受到威胁,谁的岗位是不是因为新系统而消失,传统的利益格局因为新系统的使用而发生怎么样的变化,这些东西,都是项目经理必须去了解的,这样,你才能团结那些支持你的人,消减那些抵触你的人。项目经理是一个很奇怪的角色,属于典型的责任大、权力小的角色,他能做的只有借力打力,不管在自己公司还是在客户那里,一定要依靠别人才能完成自己的目的。只有了解哪些人会因为什么而帮助你,哪些人会因为什么而抵触你,你才能让客户配合你做工作。比如上一些内部计算机辅助管理系统,其必然后果就是让本来管理混乱时有人可以浑水摸鱼的一些利益消失掉了,这样,有些人肯定就要捣乱,到处诋毁这个系统。这时候,你就可以散布一些“谁抵制新系统就说明自己屁股上有屎“这类的论调去压制他们,减弱他们的影响。总之,团结积极分子,打压敌对分子,带动大多数是你的基本策略。还有一个体会和大家分享千万不要觉得对方的领导中层干部是应该配合你工作的,特别是一些国营单位,多一事不如少一事,他干吗要帮你,我的经验是对方领导如果没有拿你的事情作为内部斗争的武器而从中作梗当然,他针对的不一定是你,那已经是算合作的了,记住,他不捣乱就是帮你忙了。 作为项目经理,其实脑子里就是几样东西做哪些事情、做到什么程度、怎么交货、手上的资源以及各个事情的优先级。所谓多快好省那是人类的梦想,这四个方面都是相互矛盾的,属于典型的又要马儿跑,又要马儿不吃草的类型。一般说来,项目经理在考虑问题的轻重缓急方面,往往是把快放在第一位,各方领导都会给你最后期限,所以保进度是第一位的;省是第二位的,企业的根本目的是盈利,如果收入不能增加的话,至少费用要控制住;好是第三位的,没办法,谁都想精益求精,但是,没有强大的资源保障,质量只好先牺牲了;最后是多,客户的要求源源不断,如何降低客户的期望值,把项目控制在一个合适的范围内,让客户从理想回到现实也是项目经理的分内工作。 验收前,除了做好文档工作,即可交付成果以外,多花时间搞清楚客户的做事情流程是很重要的事情,一个公司做事情必定有流程,所以搞清楚流程十分关键。比如验收、付款这些你极其关心的事情,客户那边的流程是怎么样的,谁牵头组织、哪些人参加,要什么文件、走什么程序、哪些人签字、最后出什么文档等等,都要搞清楚,特别要事先分析和打听哪个环节容易卡壳,做好事先的准备。我对验收最大的体会就是举证问题。即千万不要让客户这么想你必须有证据证明你的系统是没问题的。这样你就没戏了,微软那么多天才,做了个 Windows还天天打补丁,要你的程序没问题,既不可能,你也没办法拿出证据。你要让客户明白,所谓验收,就是我按照测试文档的测试用例跑一遍,结果和预期结果一致就应该算通过了,而且还容许有一些小错误留在验收后改正,他可以对测试用例提意见。所以,验收前双方要确认测试计划和测试用例。如果他认为系统不符合要求,那么他应该举证,证明这个系统和最初设计相背离的。所以,参考法律概念,千万不要举证倒置。另外,认为系统完美了才能验收的想法也是错误的,软件开发合同里一定要注明验收以后维护期的费用问题,否则,客户担心一旦验收就得不到你们的支持,自然不配合验收,那么,你这个项目经理就很难交功课了。最后,我想谈谈如何评价项目经理的绩效的问题,我认为,项目经理有以下几个档次 *最差的项目经理项目过程中总是出现意外,然后自己又解决不了,结果成为烈士; *二流的项目经理项目也经常出现意外,但是他一马当先,奋勇向前,解决了一个又一个问题,最后,勉强算把项目结束了,获得了领导的一致好评; *一流的项目经理平时很少见他做具体的事情,整天找人聊天,然后就是写报告、做计划,最后项目顺利结束,整个过程平淡无奇;,,,,,项目管理到底是一门科学还是一门艺术呢,所谓科学就是经过反复论证,输入和输出有必然规律的东西,种瓜得瓜;而艺术就是思想火花的闪耀,主要靠灵感。项目管理这个东西,据一个前辈说,在国外是科学,80是有规律可循的;在国内是艺术,主要靠个人魅力、感染能力等东西。看明白了 PMBOK,学会了一些做事情的方式,只是搞懂了那个 20的科学的东西,还有 80的空间,属于见仁见智的领域了。所以,加强很多方面的个人能力,如练就出色沟通能力、提升自己的个人魅力对于项目经理来说是多么重要啊,无论是对内还是对外。作为一个一流的专业人士,在顺利让客户签字的同时,如何让自己的领导知道你的价值,这也是体现自己能力的一种途径。MIS软件项目经理应具有三种协调关系 一、协调好和客户的关系 二、协调好和上级的关系 三、协调好和下属的关系 MIS软件项目经理应具有的四个能力 一、学会引导客户 二、对客户需求的认知及把握开发进度估算 三、如何有技巧地说不和点头 四、计划与实际现场运作的时间点观念及协调统一 我国的软件企业大部分是以接项目的形式做为生存和发展的途径,项目有大有小,大的二三百万,小的三五万,因此项目的成败及效率就直接影响着公司运营成本和利润以及大家的薪金收入。而项目经理的人选则决定了项目的成败和收益,因此结合自己的经验谈谈项目经理在主持项目实际运作时的二个责任观点三种协调关系和应具备的四个能力。希望对大家的实际工作会有所帮助~MIS软件项目经理应时刻记住自己的两个责任和观点 一、如何尽快地将项目验收回款,为公司和团队创造更多的利润,为下属带来更多的利益。 二、如何在做项目的过程中将项目提练成产品。 作者的观点是以项目提炼出产品并养活产品,而产品则更好地为项目服务以创造更大的利润和发展空间。 MIS软件项目经理应具有三种协调关系 一、协调好和客户的关系,保证客户交流时的气氛活跃活泼,事情做不完,明天可以再做,但客户的心情一定要开心~二、协调好和上级的关系,这样你才会有行使项目经理的职权及争取到更好的资源配置。 三、协调好和下属的关系,他们才是为真正为项目打拼并出成绩的核心人员。 MIS软件项目经理应具有的四个能力 一、学会引导客户。 作为 MIS软件,会不会引导客户是整个项目进度的成败。因为一个软件公司做项目时一般都有一个半成品,这时候项目经理和客户谈程序时的作用就是举重若轻,若会引导客户,则程序的二期开发量将会非常小,笔者当初拿着一个程序版本和客户谈时,连续三个大模块都获得客户的认可,只有30.5天工作量,而内部计划里则是 320天的工作量的,同样项目提前了近两个月就转入验收期了。笔者当初获得这么大的成功,主要有两点一是对自身软件产品非常熟,谈时扬长避短,并引导了客户。二是当时和客户谈时我说的都是模块的整体业务和模块的业务流程运作,引导客户并在大方向上达成了一致,不陷入技术细节。题外话当时讲解时出现保存不正确的现象,我当时则没陷入这问题,而是说数据保存后将转入到下一个流程而过关的。 二、对客户需求的认知及把握开发进度估算 在项目推进过程中,不可避免地出现程序需求差异,需求变更和新需求的情况。此时项目经理就肩负着项目开发周期和任务及资源的调整问题,这就要求项目经理能够对客户需求的正确认知和把握及对开发进度的估算。当项目经理面临着需求变更程序变动时,需在最短时间在心里做完的事情是1、估算出需要的人力和工作日,,,,,2、如果做则对整个项目时间周期的影响,,,,,3、此项工作的重要度和紧急度,应当安排在什么时候做。然后将结果和客户交流并达成一致,最好用书面形式留档。以项目中一个三个工作日新模块的开发为例,在充分理解客户的基础上如果会引导客户,则三个工作日后该模块就可顺利完成并得到客户的认可。如果不会引导客户,再加上自己对需求的理解不正确又没把握好,用上两个月都有可能,这样使得合同里是半年的项目最后做成了一年而程序还在开发,项目成了程序垃圾的汇集地。国内不少软件公司或多或少都存在这现象。 三、如何有技巧地说不和点头 在项目推进过程中将会出现非常多的需求,其中有些需求是当初没考虑好,有些需求是迫切的比如领导发现后提的,有些需求是无理的而且困难度大,有些需求则是没有意义的,有些需求是技术上达不到的,有些需求是必要的,有些是合理的,有些是合理但不必要的,。因为需求的变更必然引起工作量的增加和人员的调配,有时处理不好就会使得项目验收遥遥无期甚至和客户关系变僵,所以此时就需要项目经理有技巧地说不和点头了。记住一点客户是上帝,但你不是基督教徒。笔者有一次在准备将项目转入验收期和他们的老总谈程序时,那老总要求在一个 单独做报表打印,而我们的报表打印都是集中在一起的,在和那老总交流解释后我宣布的就是做,而且连夜赶工,明天一早就得在纸上看到。结果当然是项目顺利转入验收期了。笔者常用的说不的方法是现在的工作重点是什么什么,你所提的问题我们将在几个月后程序升级时自动将这需求解决的。

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